强大直观的文档操作工具在实践中证明了它的实用性——对于复杂工厂装置数字文档本身来说，变更，后续更会很费时间。在大工厂里，硬拷贝文件到处传送，并非放置在正确的位置。手写的记录可能因为不清晰而存在额外的风险。个别的工作步骤和修改过程不一定被按顺序标注，这意味着重要的信息可能会丢失而留下后患。基于这些原因，2009年，位于德国路德维希港的巴斯夫公司决定安装电子文档管理系统。在此期间，大约有1 500名员工在使用这个工具。现在正是一个好时机来扩展它的使用范围。

巴斯夫路德维希港现场负责执行文档管理的高级工程经理迈克·布朗德博格说道：“我们工厂的过程控制系统多年来一直使用ProDOK-仪表工程设计系统来进行项目综合设计，文档工具LiveDOK(图1)是我们理想的补充，这确实是一个正确的决定。在我们的工厂中引入数字文档，每个人都可以访问。结合文档工具，我们实现了协同效应。并且内置文档更可靠，也节省时间和成本。总之，这两个软件是一个成功的组合。为了达到这一目的，必须引入一个强大的工具，但同时它也必须被用户接受。从纸质文档到数字文档的转换可以说是一个特别具有挑战性的任务。

图1 LiveDOK证明了它在过程工业中管理复杂的工厂装置数字文档的价值 (来源：csplagereek / Fotosearch)

用户是否接受决定于方便快捷的操作理念

一个有力的证据赞成使用文档工具是其能够直观操作，这对文档更改操作做出了很大的贡献。在路德维希港的几百个用户他们有一个训练中心，都不需要单独培训。实践经验表明，这也同样适用于其他项目，一般最多一天的培训之后，用户就可以熟练地使用工具工作。

图2 一个文档，两个方面：LiveDOK为文档和文档管理提供了两种不同的观点，适应每个人的需求。(来源：罗斯博格)

两个主要使用数字文档的群体是装置现场进行安装、保养和维修的员工和他们在文档管理以及其他标准中检查项目合理性，并启动修订程序的同事。这两组人员关于文档的需求是完全不同的，他们都作为示范，使用这个文档的工具(图2)。在装置现场工作的员工得到一个简单、结构清晰的输入工具(参见相关链接)。变更可以快速用红线功能手写输入，更改条目可以用文本和删除线、动态印章和更多功能标记(图3)。一切都具有可追溯性， 变更的日期和时间，更改员工名字等全都会自动记录。

另一方面，对于文档管理的大部分功能都可以支持，例如修订的文档和设计的变更等。迈克 布朗德博格坚信：“目前路德维希港我们有大约1 500个LiveDOK用户。由于它全面的功能使客户容易使用，因此，它很快被我们的工厂人员接受。”

数字工具的优势

一个好的文档记录系统是否能够优于红线标记的数字记录呢?在路德维希港使用的工具也被广泛地接受，也是由于它概括了整个文档工作流程，从数据记录到修订。在采用数字解决方案之前，特别是修订过程非常耗时，往往涉及许多检查记录，例如由于手写的变更不清晰，或者因为一个变更日期或员工身份认证信息丢失等。在使用数字工具后，这些过程是被强制要求输入，意味着用户是“被迫”在系统里输入所有相关信息。布朗德博格也把这作为一个优势，“我们已经意识到，大量的时间被用在文档变更后的修订。”数字工具的另一个优势是流入的文档变更更快捷。在工厂，无论我们在哪里总是有最新的文档在我们的指尖。之前介绍的文档工具，往往变更与修订的新版本之间有大幅滞后。经常有大量时间间隔之间的“红线”图。而且，每个人都可以看到在修订之前的注销条目，所以每个人都能了解当前状态。注销后输入的文档并不被禁止进一步处理，一直到下一个版本前，都可以继续正常使用该文档。在这种情况下，数字工具为我们提供了恰当的方法，处理可能发生的任何有冲突的内容。

修订不再按照一个僵化的时间框架进行， 而是取决于已变更的范围和类型。布朗德博格解释说：“我们现在的方法已经更灵活，因此更有效。我们可以根据需要的修订改变数据包的大小。对于内部处理，我们保持尽可能小的数据包。对于外部承包商，我们有意识地收集数据， 然后将它们一起发出去。这样就减少了管理和修改文档所需的精力，并执行了我们的修订管理规则。”

按下一个按钮，操作控制就能查看装置中发生的所有变化。这样可以任意变更，而信息也可以保存并触发下一步的流程。布朗德博格给出一个示例：“我们可以按下一个按钮就打印出所有装置的变化，这能很好地帮助我们预防性地维护装置。然而，节省时间不仅对于数据记录的修改，也在于许多情况下不用亲自去现场检查，对于路德维希港的巴斯夫装置规模来说也是一个决定性的优势。”布朗德博格也赞赏相关文档可以更快地查找到：“以前我们在纸质文档中搜寻相关的文档，我们总是不能确保提交的就是当前最新的文档。现在我们使用全文搜索功能，就可以在几秒内找到我们所需要的文档。在故障情况下，我们可以快速处理和替换有问题的组件。”

资产应用软件文档管理的优势

每个构成装置的组建都被称为装置的“固定资产”。对于每个组建都存有完整的文档，尤其是易消耗的部件，如传感器、阀门、驱动器等，文档软件资产管理有很大优势，因为一个查询就可以确定哪个组件在装置的哪个部分。如果特殊的组件有问题或制造商撤消某一部分，装置业主有一个即时的总览，并更好地计划替代方案。

新工厂建立或工厂的一部分改造， 往往涉及不同的行业。在之前的项目中， 每笔交易都包含一个单独的文档，其包含必要的工作合同和相关纸质文档。在一周工作结束时，这些文档返回给项目经理作总结和解决工作时发生的问题。在这种情况下，几乎不可能始终保持查看监督状态。今天，当文档工具也被应用到这一领域后，由任何一个员工操作的变更或删除，项目相关人员都是可以见的。

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图3 变更系统和可追溯的红线图功能(来源：罗斯博格)

使用APP：灵活的现场文档记录

使用“LiveDOK 移动App”会使装置文档的操作更加轻松便捷。因为用户不会丢失信息，修改项可以直接输入到移动终端中。由于在大多数装置中都没有WLAN连接，数据就可以暂时在离线状态下输入和添加， 只要一连接到网络，数据便可以自动接入。 这个功能非常好用，解决了管理冲突，使用户在很多情况下也可以使用相机的移动设备。 正如布朗德博格说的：“我们的员工可以在工厂直接看到装置的照片，并将照片添加到文档。这样很多重要的事实就被记录下来，在调查时就避免了争议。”

罗斯博格工程公司

罗斯博格工程有限公司于1962年创立于德国卡尔斯鲁市，近100名员工分别工作在德国和中国的五个分部，致力于提供量身定制的自动化解决方案。提供的服务包括工艺和生产设备的自动化初步设计和详细设计。罗斯博格公司还拥有丰富的项目设计和使用所有常用品牌的可编程逻辑控制器(PLC)的应用经验。

很多企业也信任罗斯博格在工程中的经验，把分布式控制系统的配置、交付和调试交给罗斯博格来做，这使其具有了制造商与系统集成商的综合能力。罗斯博格拥有先进的生产车间被用于客户定制机柜的制作一直到完成测试交付使用。

在信息技术领域，罗斯博格公司开发的基于数据库的I&C- CAE系统ProDOK软件享誉国际25年 。

罗斯博格推出LiveDOK NG是一个可以高效访问设备文档的文档电子化软件系统，它可以确保工厂在整个生命周期的文档的一致性并可以进行相关文档维护。应用LiveDOK 平板设备程序可以在移动设备上在线/离线访问工厂的文件，包括防爆区域的访问。装置协助经理(PAM)支持用户实现文档管理和工作流程地优化。使用装置解决方案ProDOK，LiveDOK和PAM，不仅可以在装置设计、建设，而且在装置的整个运行寿命内都提供支持。所有的软件产品现在都为“最新一代”(LiveDOK NG)，这意味着可以使用最先进的技术，并提供可视化、模块化、数据库和云应用等的可能性。