在大型装置区内，文档通常是以图纸的形式存在。多份拷贝文件分散在厂区的各个车间，这是常见的情况。更为糟糕的是，并不是所有的更改都被及时地记录在全部的图纸文档上，一份重要的图纸可能就因此而被混淆。电子文档系统通过终端输入，轻松地解决了此类问题。不仅提高了文档的可靠性，而且大大缩减了在装置维护和设备停车检修时所用的时间。

当意料之外的设备停工发生时，设备操作人员不得不尽快做出反应，替换或修复故障部分以便让装置尽快地重新运转起来，此时装置文档是必不可少的。而图纸式的文档或许并未实时更新，无法访问，或者干脆找不到了，也可能是污损退色无法清楚辨认了。

很多情况下，一些复杂大型工业装置文档仅仅反映装置设备交付时的真实情况。如果装置的维护人员需要更换某一部件，不仅需要在其自己使用的图纸上记录这个更改，还必须要保证其他相关文档的“实时更新”。由于装置的大小和整套文档的数量庞大，在文档的复制和分发上常常需要花费大量时间。而且这很容易导致一个文档副本被放在错误的地方或丢失。众所周知，文档的一致性对一个装置的效率有着至关重要的影响。经验表明，一致率92% 的文档，可能导致装置效率降低50%，针对这一问题，罗斯博格公司开发了文档管理系统LiveDOK。

同步、可靠

电子文档管理系统的推出取代了大量分布式图纸文档。LiveDOK的文档管理中心把现有的图纸转换成PDF格式的电子文档，并把所有的数据存储在同一控制中心。LiveDOK可以支持200多种格式的文件（如CAD、CAE、Office、多媒体等），多种格式现存的图纸也可导入LiveDOK中，并且最终以一种形式存在。与用图纸工作相比，LiveDOK的修改变得如此容易，只需一个电子笔、计算机键盘或鼠标，简单的输入操作人员的修改到电子文档中即可。当网络服务器无法稳定地与文档连接时，数据也可用一个离线模式输入，它甚至能在没有网络连接的情况下移动工作。在随后的同步功能中，“红线图”就可以被传输到电子文档中心了。如果同时有多人在修改文档，那么有冲突的修改会在屏幕上做出提示。

清晰明朗至关重要

良好的文档管理应该让用户及时准确地找到自己所需要的文档，因此条理清晰是至关重要的。当使用LiveDOK来创建一个新的电子文档项目时，用户可以自定义文档结构（比如我们可以创建已经存在的图纸文档结构到电子文档管理系统中）。实践经验表明，用户可能经常需要同时在几个图纸中操作。基于这点，罗斯博格公司设计了一个特别的浏览功能，用户可同时查看多个文档。由于电子文档是基于网络技术而实现的，所以文档可用普通计算机网络浏览器（IE）进行查看（一个LiveDOK 授权只需做修改和更新电子文档）。电子文档中的“红线图”在长时期的使用后，可被列成一个清晰明朗的表格，如果需要，这个清单可以和转换的文档一起，用电子邮件的形式发送给档案室，在那里可以用这些修改把原有的文档升级为新的电子文档版本。

快速、准确、安全

电子化的解决方案不只是确保文档可以实时不断的保持更新，而且要减少更新过程所消耗的时间。

LiveDOK“完全搜索”功能可支持用户在需要时，迅速准确地找到所需文档。拥有了完整的文档系统，工作流程中的停顿也将大大降低，而用于处理设备故障，甚至装置停车的时间也相应地大幅缩减。

此外，电子文档系统可一直持续记录所有修改的信息，因此甚至多年运行的装置仍可减少现场核查的成本。

电子文档系统的另一个优势在于，它能提高文档系统的正确性和安全性。与纸质文档不同，LiveDOK 可显示修改人及相应的修改时间，从而保护文档系统免于未经许可的访问以及不适当的修改。装置中有些常用的文档，经过电子化处理后可随时随地调出使用，而且不会出现被弄乱、弄脏或丢失的现象。由于所有的文档采用了集中存档的方式，因此不会出现纪录不一致的情况，排除了因使用过期或错误的文档工作的可能性。理论上，装置操作人员也应该随时具备一套与当前装置情况完全一致的文档。